更新日：2020-10-08 トランクルーム

大事な書類はトランクルームを利用して上手に収納・保管しよう！

宅配型収納サービス『CARAETO（カラエト）』が整理整頓術やお片付け術、収納術をお届けする本コラム。今回も耳寄りな情報をお届けします！

どこでも書類は溜まる一方ですよね。チラシ・プリント・資料・議事録と毎日増えていきます。将来的に必要であったり、資料として取っておきたかったり、保管規則があったりする書類たちは、なかなか捨ててしまうことができません。

物置や押し入れもだんだんいっぱいになり、その結果部屋やオフィスの中に無造作に置かれる段ボールや書類の山となっていきます。

そこで、大事な書類整理で活用をおすすめしたいのがトランクルームです！トランクルームには手続きが面倒なイメージが強い方もいるかもしれませんが、家にいるだけで簡単に出し入れ可能なサービスもでてきています。トランクルームを活用することで、スペースをとっていた荷物もなくなり、お部屋もすっきり快適になります。しかも出し入れも簡単なのです。

今回は、書類を整理整頓するためのトランクルーム活用術についてまとめてみました。ぜひ参考にしてください。

使いたい時にさっと使えるように書類を整理しよう

日々増えていく書類。どれがどこにあるのか、果ては間違えて捨ててしまったのかわからない……ということも少なくないのではないでしょうか。家でも会社でも、机の引き出しがパンパンで机の上にも山積み。そんな光景はよく目にします。

書類を整理整頓できていないと

紛失
書類を探すのに時間がかかる

というデメリットが発生します。また、書類で机がせまくなってしまっては作業効率も落ちてしまいます。そうならない為にも、必要な時にさっと使えるように整理整頓を心がける必要があるのです。

一般的に、企業で見る書類の99%は1年以内に作成されたものと言われているようです。作成から日が経過するごとに、要らない書類になる確率が上がっていきますので、保管しておく書類も精査が必要です。要らない書類は基本的にすぐ廃棄しましょう。

トランクルームによっては指定した段ボールを廃棄してくれるサービスもありますので、そういったサービスを併用するのも良いでしょう。また、注目したいのがトランクルームのオプションでできる電子化サービスです。使用頻度の低い書類は積極的に電子化していきましょう。

書類を保管する際の注意点

大量の書類、ついバサバサと適当に保管してしまっていませんか？つづいては書類を保管する際の注意点をご紹介します。オフィスでも自宅でも役立つ知識なので、この機会にぜひ身につけましょう！

保管環境に気を付ける

紙は少し力を入れるだけで破けてしまう半面、軽くて割れることもないので、つい雑に扱ってしまいがちな素材です。たとえばガラスのコップを放り投げる人はいませんが、紙はそのへんにポイッと放ってしまう方が少なくありません。

同様に、紙を保管する際も箱やファイルなどそのへんにある物に適当にしまっておく方がとても多いのです。

しかし、実は紙はとてもデリケートで劣化しやすい素材。特に湿気と紫外線には弱く、シミや虫食い、日焼けの原因になります。劣悪な環境で長期間保管された紙は、とても文字が読める状態ではありません。

紫外線はある程度防げるにしても、意外とおざなりになってしまうのが湿気対策。たとえば収納場所の定番である押し入れは湿気が溜まりやすい場所です。また、ダンボールは気密性が高いので、紙の保管にはあまり向いていません。紙を保管するならプラスチックケースや、ファイルに収納して本棚に立てて置く方法をおすすめします。

すべての書類を最適な環境下に置くのは難しいでしょうが、重要度の高い書類だけでも保管環境に気を配ってみましょう。

後で見返しやすいように整理

大量の書類を保管する際には、後で見返しやすいよう整理整頓しておくことも大切です。まずは、書類をどのように区分するか決めるところからはじめてみましょう。あらかじめ区分方法を熟考しておく方が、収納用品をスムーズに揃えられます。

紙を収納していく際は、後から収納することも考えておくとより一層使い勝手がよくなります。たとえば日付順に上へ積んでいくようにする、保管期間が1年を過ぎた書類は別ボックスで移動する、などルールを設定しておくと便利です。

書類がそれほど多くない場合は、収納用品をいくつも用意するより、インデックス付きのファイルを1つ用意しておくと良いかも知れません。書類が少ないならその方が場所を取りませんし、後から探すのも楽ちんです。

気密書類の保管方法について

書類には重要な情報や個人情報が含まれている場合も多いので、取り扱いには十分注意しなければなりません。カギつきの収納棚やケースがあれば1番安心ですが、用意するのが難しい場合は外部サービスに頼るのも手です。

書類管理を専門に扱っている業者もありますが、より幅広く活用できるトランクルームもおすすめです。特に重要度に関わらず、大量の書類が手元にある場合はおおいに役立ってくれるでしょう。

書類収納のポイント

トランクルームに預ける前に、以下の方法の書類収納技で書類管理を見直してみましょう。

壁に貼りつけて一目瞭然！

すぐに提出しなくてはいけない書類や、毎日確認したい書類は壁に貼っておけば一目瞭然です。コルクボードなどお洒落なボードを用意してみてもいいですね。

仮置きの場所を作って一か所に集める

乱雑に置いておくと大事な書類が行方不明に。必ず一旦置いておく場所を決めましょう。急いでいるときは一々細かい収納なんてしていられないもの。時間のある時に分類・収納すればよいのです。

ファイルボックスや引き出しで長期収納

保管しておくべき書類は引き出しやファイルボックスに収納します。基本的には、最新の書類と古い書類で分けるようにしましょう。奥行きのある引き出しなら、2つに分けて手前は最近の物・奥は古いものと分ける方法も。ファイルボックスを使用する場合は中が見えないためインテリアとして見栄えが良いのですが、何が入っているのかよく分かりません。そこで、表面にラベルを張って何が入っているのかわかるようにしましょう。

しかし、だんだん量が多くなると引き出しや押し入れを圧迫することは間違いないですよね。そして書類が多くなるほど、どの箱に何が入っているのか管理できなくなってきます。そんな時にトランクルームの利用が視野に入ってきます。

書類をトランクルームに預けるメリット

書類をトランクルームに預けると具体的にどんなメリットがあるのでしょうか？書類を預けるメリットをまとめてみました。

書類を置いていたスペースが空いて部屋が広くなる
セキュリティがしっかりしているため安心安全
屋内型で空調設備が整っているトランクルームもあり書類が傷みにくい
宅配型のトランクルームを使用すればネット経由で簡単に出し入れ可能
預ける時に内容を記入すれば、自分で探さずにすぐ取り出せる

大量に預けるなら、代わりに探して取り出してくれる点が大変便利です。宅配型トランクルームを利用すれば、書類は段ボールに入れるだけですぐに預けられ、取り出すのも非常に簡単です。

例えば、株式会社トランクの「CARAETO」サービスでは一箱の中身もスタッフが撮影して管理してくれます。書類をまとめた袋の上に、何の書類なのか明記しておけば写真で確認できますので、一目瞭然ですよね。

他には、集荷から廃棄まで請け負うトランクルームや、電子化もオプションでしてくれるサービスもあります。

虫から守ってくれるトランクルームもありますし、個人でしたら少量を安価で預かってくれるトランクルームもあります。自分にとってメリットが多いトランクルームを探すと良いでしょう。

書類をトランクルームに預ける際のポイント

つづいては実際に書類をトランクルームに預ける際に、注意したいポイントをまとめていきます。

書類は仕分けしてから預ける

適当な順番で書類を預けてしまうと、後から見返したい時に目当ての書類がなかなか見つからず苦労します。とくに閲覧頻度が高めな書類に関しては、すぐに取り出せるようにしておくと便利です。

そのためにも、預ける時はあらかじめ仕分けしておくことが大切！上記でご紹介したような方法でまず区分を決め、インデックスやケースを使って上手に仕分けしましょう。

ファイルよりもケースがおすすめ！

自宅で保管する場合は好きな方でかまいませんが、トランクルームに預ける時はファイルよりもケースを使う方がおすすめです。まず、ファイルは運んでいる途中やしまう段階で書類がバラバラになってしまう可能性が高くなります。

また、ファイルをトランク内に立てていくと別途ブックスタンドなどが必要になってしまいますが、ケースならそのままポンと置いておけます。

もちろん厚手のしっかりしたファイルなどはそのまま自立してくれるので、この限りではありません。ただ、ケースの場合は縦に積み重ねることもでき、デッドスペースが生まれにくいといったメリットもあります。

書類と一緒に他のアイテムを預ける場合も収納しやすいので、特にこだわりがなければケースを選ぶことをおすすめします！

ある程度小分けにしておく

書類を預ける際に使用するケースはある程度薄いものを選び、小分けにした状態で保管するのがおすすめ！なぜかというと、小分けにして保管する方が後々書類を追加していく時にも使い勝手が良いからです。

たとえば大きなケースをトランクルームに置き、その中へ書類を重ねていく方式を取ったとします。すると書類がある程度溜まる度にケースを開け閉めしなければなりませんし、場合によってはケース内を整理する必要すらあるでしょう。

その点、あらかじめ小分けにしておけば、書類の溜まったケースを持ち出してトランク内にスッと置いてくるだけで済ませることができます。書類をトランクに預けるタイミングも、「このケースがいっぱいになったら」と明確になりますし、ついついデスクが散らかってしまう心配もありません。

書類を預けられるトランクルーム比較

それではいざトランクルームに大事な書類を預けるとしたら、どこに預ければいいのでしょうか？最近は色々なサービスを売りにしているトランクルームがあり迷ってしまいます。

そこで書類保管に強いトランクルームを中心に、色々な視点から各サービスを比較してみました。ぜひ参考にしてみてください。

会社名	CARAETO(カラエト)	押入れ産業	書類管理ドットコム
特徴	月料金均一でわかりやすい。預けた書類もスマホから写真で確認出来るので手軽。安心の空調あり、セキュリティ完備。	オフィスの機密書類に強い。大容量倉庫で大量に収納可能。セキュリティあり。集荷依頼・在庫確認などネットで可能出来便利。電子化サービスもあるため、長期に預けることを考えれば頼むのも有り。	書類に特化したトランクルーム。機密書類の廃棄も可能。 1箱1円が最小料金という手軽さがポイント。
保管料金	月額500円/1箱。段ボールの大きさと中に詰められる点数や重量に制限あり。	保管料金は見積もりにて。	保管料1日1円～大きさによって変動。
中身の確認しやすさ	書類は袋に入れて1箱20個まで入れられる。袋ごとに写真を撮ってもらえる。写真はアプリでいつでも確認可能。	預ける時に箱番号・箱名称・内容物・写真などを自分で入力。ネットで確認可能。	預ける時に箱番号・箱名称・内容物・写真などを自分で入力。ネットで確認可能。
出し入れのしやすさ	アプリでいつでも出し入れ可。指定の場所までスタッフがお届け。最短翌日配送可能。	集荷はもちろん、ネットで指定した1箱をオフィスまでスタッフがお届け。	ほとんどの地域は翌日配送。時間帯指定も可能。