法人向けトランクルーム活用で快適なオフィス環境をつくろう
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2016年1月に改正された「電子帳簿保存法」によるペーパーレス化の推進など、オフィスの省スペース化が進む昨今ではありますが、それでも尚オフィスのスペースを大幅にとる書類や備品類たち。メディアでも紹介される整理収納アドバイザーという資格を保有する、収納のプロフェッショナルにより、綺麗なオフィス環境を取り戻す企画を目にする一方で、断捨離のできない書類も多いのが法人企業です。

そんなときにオススメしたいのが、法人向けトランクルームです。法人向けトランクルームをうまく活用することで、作業の効率化やオフィスの整理整頓など、快適な職場環境を作り出すことができます。 それでは、法人向けトランクルームについて具体的に見ていきましょう。

法人がトランクルームを必要とする理由

従業員ひとりあたりに必要なオフィスの面積として、厚生労働省が定める労働安全衛生法 事務所衛生基準規則 第二章 第二条では

『事業者は、労働者を常時就業させる室(以下「室」という。)の気積を、設備の占める容積及び 床面から四メートルをこえる高さにある空間を除き、労働者一人について、10立方メートル以上としなければならない。』

としています。10立方メートルは、坪数にして約3坪です。

ただし、都会を中心にオフィスが密集している法人企業にとって、実際にスタッフが業務を遂行する充分なスペースを確保するには、オフィス内にある備品や書類を整理整頓していく必要性があります。日々蓄積されていく膨大な書類の多くを、業務の合間を縫って適材適所に収納・保管するというのはなかなか難しいものです。

そこで活用していただきたいのが、トランクルームです。書類や備品の大きさや分量に沿ったスペースを選択でき、さらにセキュリティ面、衛生面においても万全に完備されている環境で企業様の大切な情報と財産を守る仕組みを持つのがトランクルームの最大のメリットといえます。

法人向けトランクルームの利用シーンについて

では実際、企業がトランクルームを利用するシーンはどういった場面となるのでしょうか。具体的にみていきたいと思います。

事務書類、重要書類などの文書管理

企業が必ず行わなければならないのが、書類管理ではないでしょうか。普段使用する社内資料から、保存期間が定められている重要書類などその種類はさまざまです。特に、保存期間には3年のものから30年といった長期間保存が定められているものもあり、確実に保管スペースを確保していかなければなりません。このように少しずつ増えていく書類の保管に、トランクルームの利用はぴったりなのです。

医療カルテなどの診療記録の保管

医療機関で山積みになる書類といえば、医療カルテなどの診療記録書類でしょう。大事な顧客情報であるとともに、こちらも保存期間が設けられている書類です。セキュリティ万全のトランクルームを活用しましょう。

販促物、営業ツールの保管

ポップやタペストリー、チラシやリーフレットといった販促物や、会社・サービスの営業ツールも保管場所に困るものの1つです。トランクルームに保管しておけば、必要なときに取り出し可能。宅配型のトランクルームにしておけば、必要になる場所へ直接届けることもでき大変便利となるでしょう。

在庫の保管

在庫を抱える企業にとって、在庫保管場所の確保は非常に重要となります。特に、商品である在庫は保管状況をしっかりと考え、管理しなければなりません。トランクルームを選ぶ際は、在庫商品に適した設備であるかどうかを確認するようにしましょう。

オフィス家具、備品

オフィス内にはさまざまな家具や備品で溢れています。急な入退社があった場合や、使わなくなってしまった備品など、保管場所に困るものも多いでしょう。特に机や椅子といった大きいサイズのオフィス家具は、保管場所の確保も大変です。そんなときに便利なのがトランクルームです。トランクルームに預けてオフィスをすっきりさせることで、環境整備を行うことができます。環境を整えると必然的に効率も上がり、会社としてはメリットだらけではないでしょうか。

海外転勤時などの家財保管

海外展開などをしている企業では、社員の海外転勤時の家財保管を行うことがあります。社員の大事な家財を預かる責任は大きく、その数が多いほど負担も大きくなります。そんなシーンでも活躍するのがトランクルームです。家財のサイズや量にあわせてトランクルームを選ぶことで、無駄なスペースを確保しておく必要もありません。また、セキュリティ面でも安全なトランクルームを選ぶことで、管理コストも大幅に削減できるでしょう。

法人向けトランクルームの選び方

個人での利用と比較すると、法人向けでの利用の場合に重視する点として荷物量の多さから契約可能な面積とセキュリティ、全国対応で集荷可能か否か、すぐに取り出し可能かといったところに注目すると基本的には間違いないでしょう。

(1)収納・保管する荷物量を把握した上でトランクルーム会社に見積もり依頼を出してみましょう。会社によって、集荷サービスは平日のみという可能性もあるため、土日・祝日に依頼する場合には翌営業日での対応となることもあります。

(2)収納・保管する環境によっては空調完備されていない倉庫などで書類を保管すると、カビの発生も懸念されるため室内環境について明記されている業者を選ぶことが大切です。

(3)預けた荷物や書類の中身をしっかり管理をしてくれるトランクルームを選ぶことをおすすめします。預けた荷物の管理ができていなければ、必要になった場合にすぐに取り出すことができません。しかし、自分たちで管理するのも中々の手間となります。つまり、預けたものを管理してくれ、その手間を肩代わりしてくれるトランクルームを選ぶことが賢い選び方となるでしょう。

法人向けトランクルームを選ぶ際の注意点

法人向けでトランクルームを契約する際には、トランクルームの選び方でも紹介したように、契約面積の上限やセキュリティ面・その他必要とする付帯サービスの充実度によって判断します。

法人向けトランクルームを取り扱う業者の多くは、24時間体制での有人監視や複数個の監視カメラの設置、空調設備の完備など重要書類を保管するのに適した環境をサービスの一環として提供しています。

差別化を図るポイントとして、全国の指定エリアへの集荷の有無・保管荷物の写真撮影とWEB上での確認サービスの有無・保管倉庫の規模と保管年数の上限の確認といったポイントをチェックします。

ポイント(1) エリアを限定されていないか

例えば、集荷サービスは行っているものの、トランクルーム会社の倉庫または支店が配置してある周辺エリアのみなどエリアを限定している業者もあります。支店間での書類や備品の一時預かり場所としてトランクルームの利用を考えている場合、自社の支店の配置状況によっては利用不可となる支店も出てくる可能性もあります。

また、集荷・預かり荷物の配達では指定するエリアや荷物の個数・大きさによって運賃に誤差が出てくる場合もあります。その点についても、見積もり時点で業者に確認をとりましょう。

ポイント(2) セキュリティの強固さ

保管期間の経過した未チェックの書類や、減価償却の耐用年数を経過した現在使用していない備品類など、収納・保管に困る物品類であっても企業にとっての資産であることに違いはありません。

こうした法人企業様の自社施設内で保管しきれない物品を守るのが、トランクルーム会社の使命であると言えるでしょう。最高レベルのセキュリティ環境のもとで荷物を厳重に管理しているトランクルームを選びましょう。

まとめ

いかがでしょうか?
働き方改革により、オフィスの省スペース化も進んでいく昨今ですが、備品管理・書類管理・在庫管理におけるスペース確保の問題は、法人企業において経費やオフィス環境の改善に直結する重要な問題です。法人向けトランクルームサービスを活用し、オフィスのスペースを有効活用できるようにしていきましょう。

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