更新日：2021-04-09 トランクルーム

オフィス家具や備品は、トランクルームを利用し保管するのが便利

宅配型収納サービス『CARAETO（カラエト）』が整理整頓術やお片付け術、収納術をお届けする本コラム。今回も耳寄りな情報をお届けします！

オフィス家具の収納や保管は物が大きくて困りものです。キャビネット、書庫、デスクなど大きなものばかりで、自社で管理するには限界があります。奥の物をきっぱり出してくるだけでも一苦労です。

特に困るのが、オフィスの引越しやレイアウト変更で不要になるオフィス家具の保管場所です。大量のオフィス家具、あふれ出てくる小型のオフィス家具。引越しもすぐに移送できるのであれば良いのですが、搬出してから別の場所へ搬入するまでに時間があったりすると大変です。廃棄処分は費用が掛かるうえに、また使いたいとなった時に再度購入するのも経費がかかるため、なるべく捨てたくはないものです。

そんな時におすすめなのがトランクルームです！今回は、トランクルームへ預ける際のオフィス家具の収納・保管についてまとめてみました。大小のオフィス家具をトランクルームへ預けるメリットや各社の特色などをご紹介します。ぜひご参考にして下さい。

参考記事：法人こそトランクルームを活用をして快適なオフィス環境をつくろう

オフィス家具や備品の保管にはどんなトランクルームを使うといいの？

トランクルームへ預ける前に、まずはオフィス家具のグループ分けをしておきます。イベントごとに必要なもの、次のレイアウト変更で必要なもの、人員増加や新人が来たら必ず使うもの等、細かくわけると様々な用途があるでしょう。目的別に分類し預けておくことで、必要になった場合に取り出しやすくなります。それでは、それぞれどんなトランクルームが相性がよいか見ていきます。

大型のオフィス家具

大型のオフィス家具を預ける場合は、オフィスの近隣にあるトランクルームを選ぶのがおすすめです。近くのトランクルームで利用できると、会社の倉庫感覚で使用できて便利です。また、車での搬入出が可能であったり、搬入出をスタッフが代わりにやってくれるサービスがあると使いやすいでしょう。

イベント時に使用するオフィス家具

イベント時にしか使用しないオフィス家具も普段は邪魔で困ってしまいます。そういった普段要らないものをトランクルームへ預けることでオフィスがすっきりとした印象になり、紛失もなく安心です。細かいものだとお花見セットや会社主催の全体会議でしか使わないものなどがあります。それらをまとめてトランクルームに預けてみましょう。細かいものはダンボール1箱から預けられるトランクルームがおすすめです。トランクのサービスは1アイテムから取り出すことも可能なため、まとめて預けてしまっても問題ありません。

オフィス家具や備品をトランクルームに預けるメリット

オフィス家具をトランクルームに預けるとどんなメリットがあるのでしょうか？

普段使わないオフィス家具を収納しておくことができる
木製のオフィス家具も空調完備の室内保管で安心保管
引越し、レイアウト変更時の一時保管場所になる
細かいオフィス家具も何がどこにあるのか明確で、探すことに時間をとられない
オフィスから近ければ楽に搬出搬入が可能に
今必要でないオフィス家具をオフィスの外に出す事で、きれいで広いオフィスを確保できる。

とにかく大きく数が出るオフィス家具の保管。基本的にはそれぞれの会社が倉庫を持っていない限り保管しておくのは至難の業です。広いオフィスを用意するよりも、その分トランクルームを使用したほうがお手頃ではないでしょうか。また、細かいオフィス家具も自分たちで管理するとなると、倉庫のどこにあるのか探すのだけでも一苦労です。例えば、「CARAETO」というサービスでは、写真を撮影してくれますので何がどこに入っているのか一目瞭然です。面倒な出し入れはトランクルームが代わりにやってくれるので時間短縮に。トランクルームのメリットを生かしてうまく活用しましょう。

オフィス家具や備品をトランクルームへ預ける際のポイント

オフィス家具をトランクルームに預ける場合、大きなものですので勝手が違います。また、小物類も数があったり形状がまちまちでかさばります。以下の点を確認して準備を進めましょう。

オフィス家具の収納について、会社の規則を確認
引き出しの中身等が空になっているか確認
解体できるものは解体し、部品をまとめておく
保管する前にきれいに掃除しておく
1番大きいオフィス家具のサイズを測り、トランクルームのサイズを確認
素材を確認し必要に応じた保管環境を用意
小物のオフィス家具は種類別に段ボールへ詰めて内容を記載

オフィス家具は会社の財産ですので、取り扱いについての規則がないかしっかり確認しましょう。小物のオフィス家具もむき出しでは汚れが溜まってしまいますし、紛失の危険もあります。また、きれいに掃除しておくことで、長期に保管しても汚れにくくなります。取り出すときにも気持ちよく使うことができるのでおすすめです。

また、オフィス家具では木、金属、布など素材が違います。室内にて空調管理がされているトランクルームも多数存在します。木製の物が多く室内虫に強いトランクルームが良い場合もあります。室外で使用していたもので、空調管理がなくても広い方が良い事もあるでしょう。使用場所や素材により判断が必要です。目的に合った適切なトランクルームを探しましょう。

そして、オフィス家具のスムーズな搬入出の為には何を預けているのか、どの箱に何が入っているのか目録や書面が必要ですよね。トランクルームへの搬入にあたって、預ける側でもナンバリングの割り当てなど目録作りが必要になります。種類別や目的別に整理整頓し、出し入れのしやすさを考えましょう。例えば、「CARAETO」のサービスでは写真撮影をスタッフが代行してくれますので、ナンバリングや目録とは別に、オフィス家具を写真で判断できるのは便利ですよね。そういったサービスの併用も検討しましょう。

オフィス家具や備品を保管できるトランクルーム比較

オフィス家具をトランクルームに預けるといっても、目的は様々です。大きさや数、トランクルームの広さや立地、保管する期間、出入庫について、サービスなど注目するべき点はいくつもあります。そこで、特色の違う3社を比較してみましょう。

CARAETO～細かいオフィス家具を手軽に預けたい～

1箱500円均一と大変割安で分かりやすい料金体系が魅力。箱の中身をスタッフが撮影してくれるためスマホなどで確認しやすくわかりやすいです。箱の大きさと重量に制限があるため、大型のオフィス家具を預けることはできないのですが目的によっては手軽で便利。小型や細かいオフィス家具を預ける際には、どこに何があるのかわかりやすく、出し入れが大変スムーズです。翌日にはオフィスまで届けてくれるので時間短縮にも。

https://www.trunk.services/

SBSロジコム～引越しの際の大型オフィス家具をたくさん預けたい～

大型オフィス家具、大量の保管にも対応。頻繁に動かすもの以外は、遠隔地のトランクルームを使用することでコストダウン可能です。出入庫は各自で行います。オフィス家具をナンバリング。リストを提供することで固定資産の管理業務にも使えます。料金は見積もりを取ったうえで要相談となります。

ユーススペース～屋内・屋外のトランクルームを完備～

屋内・屋外のトランクルームがあり、預けられるサイズも豊富なのがユーススペースです。預けたいオフィス家具のサイズにあわせて調整することができます。また、全国に店舗があるのも利用しやすい点でしょう。契約時には見学が必要となりますが、当日中に手続きは完了します。

目的別、特色別に3社ご紹介しましたが如何でしたでしょうか？現在の状況を踏まえて必要なトランクルームを選択し、賢く活用してみてください。

まとめ

いかがでしょうか？オフィス家具は会社の財産ですので防犯面がしっかりしているトランクルームを選ぶと良いでしょう。オフィス家具は大きなものが多くかさばります。預けてしまい荷物が少なければ、それだけでオフィスの雰囲気は開放的になり良くなるものです。細かいオフィス家具もトランクルームに預ければ探す手間も省けて時間短縮にもなります。うまくトランクルームを活用して素敵なお仕事環境を整えましょう。