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仕事ができる人の机がキレイってホント?デスクの整理整頓テクニック

仕事ができる人の机がキレイってホント?デスクの整理整頓テクニック

宅配型収納サービス『CARAETO(カラエト)』が整理整頓術やお片付け術、収納術をお届けする本コラム。今回も耳寄りな情報をお届けします!

仕事自体の質も悪く、仕事の進捗が遅い人の特徴のひとつであるのが“タスク管理でのつまずき”です。このタスク管理のつまずきの壁に当たる人の多くは、デスク周りが整理整頓できていないという複数タスクを抱え込む特徴も併せ持っています。

今回は、この仕事を効率よくこなすためのデスク周りの整理整頓法にスポットをあてて解説していきたいと思います。

参考記事:おしゃれも忘れない♪ 集中できる自宅デスクづくりのポイントとは

オフィス内の整理整頓の必要性とは?

デスク周りや引き出しの中が常にモノであふれかえっている人は、会議で必要な書類、契約資料、筆記用具など様々なものが行方不明になりそれを探す時間を要するシーンが多々あります。

個人スペースのデスクであることにかわりありませんが、部署内、ひいては取引先に出さなければならない契約書類まで紛失していては、その日に必要なルーチンワークすらこなすことが困難になってしまします。目の前に渦高く積まれた書類、参考資料などに埋もれたデスクについた時、仕事中周囲から何をしているかわからない点でも、不信感を生むもととなります。

こうしたデメリットを解消するためにも、まずはオフィス内の自分のスペースをきれいに整理整頓することへの必要性が出てくるのです。

実際に下記のような質問がよせられているようです。

■仕事ができる=デスクがきれいは成り立つ?■

Yahoo!知恵袋より
【質問】
皆さんの会社でも仕事が出来る人は机の上も綺麗
kas********さん 2011/3/520:36:06
皆さんの会社でも仕事が出来る人は机の上も綺麗だと思いますか?
ビジネス本などを読むとだいたい仕事が出来る人のデスクの上は綺麗に整理されていると書かれています。
綺麗な机だと探すのに時間が掛からないので時間ロスが少ないそうです。
「探す」行為に思いのほか時間を取られている人が多いそうです。
皆さんの会社で仕事が出来る人の机の上は綺麗な傾向が多いと思いますか?
逆に出来ない人は机が汚いのでしょうか?
【回答】
aos********さん
2011/3/521:15:16
机の上が綺麗というのは、物が順番や内容別など、ルールに沿って整理されているということでしょうね。
頭の中が整理されている人は仕事が出来るため、その延長線上の話で、いつでも書類が出せるように机の上を整理できている=綺麗ということだと思います。
個人的には机の上が汚くても、苦も無く書類が出てくる人もいるので、机の上が汚い人がすべて仕事が出来ないとは思いません。
ある意味、ごちゃごちゃでもスッと書類が出てくるのは整理している人よりすごいのではないかと思います。
しかし、自分以外は分からないという点は、組織という面ではマイナス要因ですね。
引用元:Yahoo!知恵袋より

この質問や回答からもうかがえるように、デスクが汚くてもしっかりと何がどこにあるか認識している方を除いては、やはりキレイなデスク周りの人を支持する声が多いようです。

単に見た目の問題という点もありますが、本人にとっても使い勝手の良いキレイなデスクで仕事することで頭の中でタスク整理できるきっかけとなるでしょう。

デスクが汚くなってしまう原因

机 付箋だらけ

デスク周りが汚い人の特徴として、最も顕著なものが「仕事の順番を適切に決めることができない」といった点があります。

付箋だらけのパソコン画面で、いつまでも同じ付箋が貼ったままで、どんどんタスクの書きこまれた付箋が増えていくなど自分の中でも処理できないほど仕事を抱え込みがちという点も共通しています。

仕事を1つ抱える前に、まずは現在抱える仕事のボリュームと重要性を推し量り、今から引き受けようとする仕事とどちらが重要か、大体どのくらいの目安で完了する予定かを考えます。

仕事を引き受ける際は、トップダウン型の姿勢で仕事に向かうことが必要です。トップダウンとは、ゴールを最初に定めてそこに向かって仕事をすることをいいます。その逆で、仕事のできない人(ここではデスク周りの整理整頓ができない人)は、ボトムアップ型といって即行動に移し、仕事をこなすうちにゴールを見出すタスク管理を行うという特徴すらあります。

デスク周りの整理整頓・収納テクニック

整理整頓 テクニック

デスク周りの整理整頓・収納方法のポイントとして、まずは現在抱えている仕事を重要度に応じて順序付けをします。仕事をこなす上で必要とする資料については、一旦重要度が高い順で上位3位までのもののみを残し、残りのものについては片付けてしまいましょう。

PC画面・デスクに貼りつけてあるタスクの書かれた付箋は、手帳のクリアポケットを5ページほどつくり、優先順位の高い3つのタスクを除いては『早急・最重要』・『日常業務』・『イベント』・『雑務』としてタスク分割を行います。例えば、上司あるいは取引先から請けた仕事で重要度・期日の迫っているものは『早急・最重要』のタスクに入れます。

上記のようなタスク分割を行うことで、脳内のワーキングメモリ整理整頓し、タスクに合わせた資料選びやワークスケジュールを組み立てられる効率的な思考を展開できるようになります。

収納アイテムで仕事のパフォーマンスをあげよう

仕事 が できる人 の机はキレイ

タスク管理が整理出来たら、次はデスク周りを整理整頓し効率的なワークスペースを確立できるようにしていきましょう。

ここでは、効率化を図るためのおすすめアイテムをご紹介します。

■仕事効率化グッズ1 山崎実業 PCモニタースタンド■

モニタースタンドに、仕事で必要な小物類を最低限置いて置けるスペースがあるため、デスク上でバラバラにならず、すぐ取れる位置に小物や眼鏡がああるためストレスも軽減されます。
販売先:mamachi 楽天市場店
商品詳細:
■サイズ:幅59cm×奥行24cm×高さ8cm
■素材
本体:スチール(紛体塗装)
■耐荷重:約10kg
※店舗掲載商品詳細より引用

モニタースタンドに、仕事で必要な小物類を最低限置いて置けるスペースがあるため、デスク上でバラバラにならず、すぐ取れる位置に小物や眼鏡がああるためストレスも軽減されます。

■仕事効率化グッズ2 semac ドキュメントスタンド■

販売先:ZAKKA SHOP.COM 楽天市場店
商品詳細:
【サイズ】
約 235 × 316 mm(奥行き自在:約20~330mm)
【仕様】
■A4ヨコ
■12仕切り 13ポケット
■ペンホルダー
■インデックス付
【素材】
■表紙:PP 1.8mm厚
■ポケット:PP
■糸:ナイロン
※店舗掲載商品詳細より引用

デスクの引き出しの中でも自立するタイプのファイルで、デスク上で散乱する書類を一気に分類・収納することが出来ます。
書類の区分に便利なインデックスも付いているので、重要度に応じた色分けでタスク管理してみましょう。

多すぎる収納アイテムはかえってデスク周りを散らかす原因となりますが、多機能で用途様々なアイテムについてはお気に入りのものを2~3個自分の周囲に置いておくだけモチベーションもアップします。

例えば、お気に入りのメモ帳やペンケースなど口コミだけを鵜のみにしてデスク周りの整理整頓をしていても気分は上がらないものです。自分にとっての“とっておきアイテム”は周囲の迷惑にならないものであれば、自分だけがわかる範囲でデスク周りに置いておくのも良いでしょう。

まとめ

デスク周り 整理整頓

いかがでしょうか?
オフィス内の自分のデスク周りをきれいに整理整頓するだけで、脳内のワーキングメモリに余裕が出来て、普段のルーチンワークも効率が増すという点について解説してきました。デスク周りの汚さだけが仕事に直結するわけではありませんが、オフィス内全体の環境改善のためにも、散らかったワークスペースを整理し、適材適所にものを移動、必要があれば処分するだけでも見違えるほど周囲の反応は良くなりチームで仕事をするという面でも仕事の効率をあげるポイントになっていくでしょう。

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